Każda z opcji, czy to komunikacja zewnętrza, czy specjaliści wewnątrz firmy, posiada swoje plusy i minusy. Specjaliści wewnątrz firmy mają bezpośredni dostęp do informacji i mogą szybko działać. Z kolei atutem agencji jest najczęściej duże doświadczenie i dysponowanie większymi możliwościami w zakresie skutecznych kampanii. Dlatego dobrze sprawdza się mix działań wewnętrznych specjalistów przy wsparciu i w ścisłej współpracy z partnerem zewnętrznym. Pozwala na osiągnięcie najlepszych efektów i utrzymanie optymalnych kosztów komunikacji. Ważna jest jednak dobra i stała relacja obu stron – bez zbędnej konkurencji, skoncentrowana na wspólnym osiąganiu celów korzystnych dla organizacji - uważa Marek Kowalski, Przewodniczący, Federacja Przedsiębiorców Polskich.
Komunikacja pomiędzy agencją a Klientem swobodnie może być prowadzona zdalnie – sam kontakt bezpośredni nie jest wyznacznikiem sukcesu. Najważniejsze jest, by agencja dobrze znała i rozumiała rynek oraz sektor, w którym działa firma. Oznacza to, że musi działać w pobliżu i w stałym kontakcie z odbiorcami, do których kierowane są przekazy. W tym obszarze trudno pracować zdalnie. Dlatego nie mam przekonania do formuły współpracy z firmą, która nie ma oddziałów w Polsce. Jeśli działania mają być prowadzone w kraju – nasz partner musi dokładnie znać uwarunkowania lokalne.
Kluczowa jest jednak wiedza i doświadczenie partnera – jakość i efekt dotychczas wykonywanych działań. Takie kwestie warto nie tylko omówić z potencjalnym partnerem, ale też sprawdzić referencje innych Klientów – najlepiej w bezpośredniej rozmowie. Często trudno ocenić, czy dany projekt rzeczywiście był skuteczny i prowadzony poprawnie – tutaj najlepiej dokładnie przeanalizować raporty i podsumowania przygotowywane przez agencję. Taka dokumentacja najlepiej pokazuje, czy agencja osiągnęła założone cele i jaki był efekt dla Klienta.
Istnieje niestety wiele pułapek, które czyhają na mniej doświadczone osoby dokonujące wyboru partnera. Najważniejsze jest, by nasz partner był zaangażowany i lojalny. W tym aspekcie istotne jest także nie „obiecywanie gruszek na wierzbie”. Często zdarza się, że podczas przetargu roztaczane są śmiałe wizje, a obietnice efektu są bardzo atrakcyjne. Łatwo ulec takiej pokusie – dopiero podczas współpracy okazuje się, że wiele złożonych propozycji po prostu nie jest możliwa do realizacji. Dlatego ważne jest, by na etapie decyzji weryfikować obietnice pod względem ich realności i unikać partnera, który obiecuje za dużo. Może się bowiem okazać, że wybierzemy mniej skuteczną agencję, która po prostu świetnie się umie prezentować. Ważne jest także, by nasz partner zapewnił osobę doświadczoną – jako prowadzącą działania. Często na spotkania przetargowe przyjeżdża duży zespół osób z wysokiego szczebla, a po podpisaniu kontraktu jesteśmy zdani na mało doświadczonych specjalistów. Trzeba więc mieć pewność, że stała, długoterminowa współpraca będzie prowadzona przez konsultanta z wieloletnim doświadczeniem.
